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IHK-Lehrgang WGL03 "Fachwirte im Gesundheits- und Sozialwesen"

Meine Schwerpunkte und Methoden im „Projektmanagement“-Unterricht

Tag der Deutschen Einheit, 14:30 Uhr, Schifferstadt, ich sitze auf der Terrasse im strahlenden Sonnenschein. Neben mir ein frisch gebrühter Kaffee und ein paar Kekse. Das Leben kann so schön sein!

Was das mit dem Lehrgang WGL03 an der IHK Pfalz zu tun hat? Ganz einfach: Vergangene Woche, am Ende meines Unterrichtes zum Thema „Projektmanagement“, hat mir der gesamte Lehrgang eine „Danke schön“-Karte übergeben und dazu Wein geschenkt.


Ein "Danke schön" des WGL03 für meinen Unterricht

Darüber habe ich mich sehr gefreut, denn es ist eine sehr schöne Anerkennung meiner Arbeit und meiner Art, Unterricht zu geben. Da ging es mir also genauso gut wie heute. Was liegt näher, als zwei schöne Momente miteinander zu verknüpfen und über den WGL03-Unterricht zu berichten?

Am letzten Unterrichtstag habe ich mit dem WGL03 – wie zuvor auch mit dem WGL02 – eine Probeklausur geschrieben. Obwohl die Prüfung noch ein Stück entfernt ist, sind viele schon gut „im Stoff“. Wir gehen wieder die Antworten durch – zwei Teilnehmerinnen tun sich da besonders hervor. Eine der Damen würde ich – wenn ich ihr Vorgesetzter wäre -mal mit einem Projekt beauftragen, denn sie bringt für eine Projektleitung viele Voraussetzungen mit. Das soll nicht heißen, dass andere das nicht auch könnten oder dass die Antworten der anderen TeilnehmerInnen nicht genauso gut sind. Aber manche sind deutlich extrovertierter und gehen mutiger damit um, ihre Antworten offen zur Diskussion zu stellen. Es ist für mich als Dozent immer eine Herausforderung, den Elan der „aktiven“ nicht zu bremsen und dennoch den Elan der „weniger aktiven“ gleichzeitig zu aktivieren. Und damit bin ich schon beim heutigen Thema. Wie gehe ich im Unterricht vor? Hier einige Schwerpunkte, auf die ich achte.

Theorie mit persönlichen Aspekten lebendig und anwendbar machen

Ich nutze jede Gelegenheit, um die Theorie „Projektmanagement“ mit der Praxis „Welche Herausforderungen erwarten mich als Projektleiter?“ zu verknüpfen. Natürlich kommen mir da meine 25 Jahre Erfahrungen als Projektleiter (und damit zum Unterrichtsthema Projektmanagement) und als Geschäftsführer (und damit zu den Themen Auftraggeber, Multiprojektmanagement, Zielvereinbarungen und Führung) zu Gute. Ein Beispiel: Ich verwende zusammen mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern ihre eigene Weiterbildung zur Fachkraft im Gesundheits- und Sozialwesen als „Projekt“. Das eignet sich hervorragend, um die umfangreiche und für viele schwierige Theorie mit Leben und praktischen Beispielen aufzulockern. Und da es um die eigene Weiterbildung geht, ist die Motivation noch einmal höher, als wenn es um ein fiktives Beispiel gehen würde. Last but not least können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihr neu erworbenes Wissen auch sofort und direkt praktisch anwenden. Wie hat ein Teilnehmer bei der Kennenlernrunde am Anfang des Unterrichtes so schön formuliert: „Herr Nathusius, ich möchte die Theorie verstehen, Spaß am Unterricht haben und das Neue auch praktisch anwenden können!“ Offensichtlich gelingt mir das sehr gut, denn das Feedback des WGL03 zu meinem Unterricht geht in diese Richtung.

Die Angst vor Projektmanagement durch Respekt ersetzen

Immer wieder sprechen mich TeilnehmerInnen während meines Unterrichts an, dass sie „Angst“ vor Projektmanagement hätten. Ich kann das in gewisser Weise nachvollziehen: Projektmanagement hat viele neue und damit für die TeilnehmerInnen unbekannte Aspekte. Führen/steuern gehört ebenso dazu wie Ziele formulieren, planen, Kosten kalkulieren, Rahmenbedingungen einhalten und in verantwortlicher Funktion zusammen mit anderen konkrete Aufgaben bewältigen. Deshalb finde ich es gut, wenn jemand Respekt vor Projektmanagement hat. „Angst“ halte ich für unnötig, denn „Angst essen Seele auf.“. Also arbeite ich daran, den unbedarften Teilnehmern Respekt zu vermitteln und bei den eher ängstlichen TeilnehmerInnen die Angst durch Respekt zu ersetzen. Für letzteres setze ich in der Regel zwei/drei praktische Übungen ein. Die eine trägt die Überschrift „Urlaub“. Da jede(r) Teilnehmer/in schon einmal im Urlaub war, eignet sich das Thema glänzend. Glänzend um zu zeigen, dass jede und jeder schon oft ein Projekt durchgeführt hat. Eine andere Übung trägt die Überschrift „Der Abwasch“. Es ist die Geschichte eines Paares, das sich über das Angebot „Ich mache heute mal den Abwasch“ fast schon in die Haare bekommt. Auch im WGL03 bekomme ich zu hören „Ich mache lieber den Abwasch selbst, dann klappt es wenigstens und geht sowieso schneller!“ Das Beispiel ist glänzend geeignet, um die ganze Truppe aber so richtig in Schwung zu bringen – selbst oder gerade an einem etwas trägen Samstagmorgen. Die Themen „Unklarer Auftrag“, „fehlende Delegation“, „nicht akzeptierte Handlungsspielräume“ und „mangelhafte Kommunikation“ können damit wunderbar dargestellt werden. Die Übung hält für mich als Dozenten eine weitere Herausforderung parat: Die ganze Gruppe aus einer lebhaften und grundsätzlichen Diskussion über Geschlechterunterschiede zurück zur langweiligen Theorie des Projektmanagement zu führen. „Umgang mit dynamischen Gruppen“ ist eine zusätzliche Übung für die Teilnehmer, die Projektleiter werden wollen.

„von oben steuern“ statt „von unten mitarbeiten“

Ich habe einen Projektplan in Excel erstellt, der insbesondere die Durchführung der Weiterbildung und deren Abschluss in Arbeitspakete gliedert, die entsprechend des Zeitplans und des Rahmenplans zeitlich festgelegt sind. So haben die Teilnehmer schnell einen Überblick über die Weiterbildung. Im WGL03 gibt es eine Teilnehmerin und einen Teilnehmer, die nicht nur die Daten wie Lehrsgangs- und Prüfungsgebühren, Reisekosten, Zeitaufwände für Unterricht und Lerngruppen etc. eintragen und kalkulieren. Sie benutzen den Projektplan während der gesamten Weiterbildung und führen für sich ein richtiges Projektcontrolling durch. Nicht nur aus diesem Grund ist der WGL03 ein sehr engagierter Kurs mit einer hohen Teamfähigkeit. Als Dozent macht bei solchem Interesse die Zusammenarbeit noch mehr Spaß!

„Als Projektleiter oder zukünftige Führungskraft dürfen Sie das Tagesgeschäft nicht mehr „von unten“ aus den einzelnen Tätigkeiten heraus betrachten. Vielmehr müssen Sie lernen, alles auch „von oben zu betrachten“. Das ist eines der Themen, auf die ich im Unterricht viel Wert lege. Es ist z. B. Verantwortung und Aufgabe eines Projektleiters, dass das Projektteam während des gesamten Projektes die Ziele des Projektes nicht aus dem Auge verlieren. Die Wissenschaft sagt: In 85% aller Projekte kennen die Projektmitarbeiter nach ein bis zwei Monaten die Ziele nicht mehr, sondern wissen nur noch das, was sie selbst tun sollen. Das ist für mich am Rande einer Katastrophe und eine der Ursachen, warum mehr als 80% der Projekte scheitern. Wenn das Projekt von der Politik aufgesetzt wurde, dann scheitern übrigens europaweit nahezu 100%, sagt ein Institut aus London. Meine Meinung: Nur, wenn der Projektleiter den Überblick bewahrt, kann er das Projekt auf das Ziel hin steuern. Nur dann kann er die Ziele erreichen.

Konkrete, messbare Ziele präzise formulieren

Apropos „Ziele“. Ich beginne den Unterricht gerne mit einer Kennenlernrunde. Ich stelle den TeilnehmerInnen drei Fragen:


Meine Fragen an die Teilnehmer während unserer Kennenlernrunde

Natürlich mache ich einen Stuhlkreis auch wegen der üblichen Aspekte wie „Einen ersten persönlichen Kontakt herstellen“ oder „Die Teilnehmer menschlich abholen können“ oder „Den Teilnehmern einen Eindruck über den Dozenten ermöglichen“. Ich mache ihn aber auch noch aus drei weiteren Gründen. Zum einen möchte ich erfahren, wer von den TeilnehmerInnen zukünftig eine Projektleitung oder gar eine Führungsposition anstrebt. Je mehr dieser Aspekt im Fokus steht, umso mehr gehe ich im Unterricht darauf ein. Im nächsten Lehrgang WGL04 haben überdurchschnittlich viele, nämlich fast die Hälfte der TeilnehmerInnen, dieses Ziel. Zweitens möchte ich erleben, wie die TeilnehmerInnen ihre Ziele, die sie mit der Weiterbildung verfolgen, formulieren. „Ich möchte schon wenn möglich irgendwie bestehen.“ ist eine übliche Formulierung oder „Ich will mehr Geld verdienen.“ Das sind für den weiteren Unterricht natürlich Steilvorlagen.

Z. B. übe ich mit den TeilnehmerInnen, für ihre Weiterbildung ein Ziel zu formulieren, das der SMART-Methode genügt. Ein SMARTes Ziel halte ich für jedes Projekt für enorm wichtig, denn es macht das angestrebte Ergebnis sehr transparent, auch für das Projektteam und die anderen Mitarbeiter des Unternehmens. Außerdem gibt es am Ende des Projektes keine Diskussion über den Zielerreichungsgrad. Ich habe selbst bei meinen ersten Projekten bittere Erfahrungen machen müssen, wenn die Ziele nicht klar formuliert wurden. Außerdem habe ich in zwei Unternehmen unternehmensweite Zielvereinbarungssysteme erfolgreich eingeführt und kenne die Schwierigkeit, Ziele präzise zu formulieren. Wenn wir dann sowohl das angestrebte Ergebnis in Form einer konkreten Punktezahl und auch den Zeitrahmen klar formuliert haben, sind wir schon bei der nächsten Herausforderung:

Die Kosten und der ROI

Ein weiteres, aus meiner Sicht optimierungsfähiges Kapitel deutscher Führungskultur, sind die Themen „Kosten“ und „Return of invest“. Oft lese ich, dass alle Mitarbeiter „unternehmerisch denken“ sollen. Von Kosten haben die wenigsten aber in ihren Unternehmen bisher etwas gehört oder gar gelernt. Im Gegenteil: Obwohl auch im WGL03 TeilnehmerInnen haben in ihren Unternehmen schon „Projekte geleitet“ haben, hatte keine(r) Budgetverantwortung oder gar eine Kalkulation der Personalkosten als Projektaufgabe. Dann spielt der ROI, der „return of invest“, also der Zeitpunkt, ab dem sich die Kosten eines Projektes rechnen sollen, natürlich keine Rolle. Wir üben auch das am Beispiel eigene Weiterbildung: Die TeilnehmerInnen schätzen im Verlauf des Unterrichtes „Was kostet Sie Ihre Weiterbildung?“ Im WGL03 beträgt die Bandbreite zwischen „0€, denn ich bekomme alles bezahlt!“ bis „40.000€, denn ich habe in Ihrem Projektplan schon alle Kosten eingetragen und dabei auch für mich Tagessätze kalkuliert!“ Später, wenn wir die Kosten griffiger haben, können wir noch berechnen, wie lange ein Teilnehmer bei einem höheren Gehalt arbeiten muss, um diese Kosten wieder reinzuholen. Da hilft der am Anfang erwähnte Projektplan enorm. Darin kalkulieren wir die Personalkosten, die Reisekosten, die Sachkosten und die Kosten für externe Dienstleister. Die meisten sind mindestens „beeindruckt“, wenn nicht gar sogar „leicht geschockt“, wenn alle Kosten auf dem Tisch liegen. „Was, so viel? Das hätte ich nie gedacht.“ Ich freue mich immer sehr, wenn das Kostenbewusstsein nach dem Kurs gestiegen ist. Ich bin davon überzeugt, dass zukünftige Projektleiter und Führungskräfte dann ein höheres Bewusstsein für die Verantwortung haben, die sie übernehmen.


Am letzten Unterrichtstag üben wir "schriftliche Prüfung"

Der WGL03 hat mir am Ende des siebten Tages eine „Danke schön!“-Karte geschenkt, die alle unterschrieben haben. Und sie haben die Karte sogar noch mit drei Flaschen Wein ergänzt. Ich bin davon überzeugt, dass sie das im vollen Bewusstsein getan haben: Denn sie haben es getan, obwohl sich durch die zusätzlichen Kosten ihr ROI noch weiter nach hinten geschoben hat! Ich bin aber auch davon überzeugt, dass sie mir eine Freude machen wollten und hoffe, dass ich Ihnen vermitteln konnte, wie sehr ich mich gefreut habe. Unter den Weinflaschen war eine Flasche „Spätburgunder Spätlese“, wow war die lecker! Heute Abend köpfe ich den Dornfelder und freue mich schon jetzt darauf.

Das Leben kann so schön sein! Vielen Dank an den WGL03 für die rege und intensive Teilnahme an meinem Unterricht! Ich wünsche Ihnen allen alles Gute für Ihre Weiterbildung und auch beruflich und privat! Vielleicht kreuzen sich ja mal unsere Wege, ich würde mich freuen. Vielen Dank für den leckeren Wein und Ihre Anerkennung. Und ganz vielen Dank für die lieben Worte, die mich glücklich und stolz machen!